Na Mwandishi wetu, Dar es Salaam
Najua ziko nyakati umepata kusikia au kuelezwa mambo ya kuyazingatia unapokuwa chini ya usimamizi au uongozi fulani. Mada hii itakusaidia kufanya mambo yawe rahisi zaidi hususani katika nyakati zile ambazo wewe ndio unajikuta uko katika nafasi ya usimamizi au uongozi sehemu fulani.
Ni vema ukatafuta kwa bidii kufahamu mambo haya kabla au mwanzoni tu mwa nafasi yako kama kiongozi au msimamizi kuliko kukumbana na matatizo kwanza halafu ndio utafute kuyafahamu haya, utakuwa umekwisha kuchelewa.
Kuwa kiongozi ni nyanja pana, waweza kuwa meneja, mkuu wa kitengo, msimamizi , mzee wa kanisa, kiongozi wa msikiti, balozi wa nyumba kumi, mwangalizi, mkurugenzi, kiongozi wa familia, mwalimu, kiongozi wa darasa au wa timu ya mchezo hawa wote ni viongozi na wanajumuishwa katika kundi moja la wasimamizi.
Mambo ya Kufahamu
1. Jifunze kuwa mtu unayewasiliana vema
Lazima uwe na uwezo mzuri wa kutoa na kupokea taarifa. Kuwa na uwezo wa kueleza kinagaubaga kitu unachokihitaji na sababu za kukihitaji, usiwe kati ya wale wapendao kuhitaji tu pasipo uwezo wa kutoa maelezo yeyote wala kutaka kuulizwa. Jenga ujasiri katika kupokea maulizo yawayo yeyote.
Uwe tayari kuipokea na kuisikiliza taarifa yoyote unayojibiwa hata kama ina sura ya kuwa mbaya upande wako.
Fahamu kwamba kwa jinsi unavyoweza kuzungumzia mambo yanayojiri pamoja na wale unaowaongoza au kuwasimamia ndivyo hali ya uongozi wako na hali ya eneo la kazi inavyozidi kuwa shwari, na hii itakupelekea kufikia nalengo uliyojiwekea katika uongozi wako. Hali ya kiongozi kuwapa taarifa anaowaongoza katika kujua kile wanachotakiwa kukifanya na sababu za maana za wao kukifanya kitu hicho, huongeza uaminifu, uwajibikaji na jitihada za juu za kila mmoja katika eneo lake la kazi.
Haijalishi unaheshimiwa au unanafasi gani kikazi, wakati wowote unatakiwa kuhakikisha una mahusiano mazuri na wale walioko katika ngazi tofauti hususani walioko chini yako. Kama unatamani heshima na uaminifu toka kwa unao waongoza basi anza wewe kuwaheshimu na kuwa mwaminifu kwao.
Wasifie na kuwapongeza wale wanostahili sifa na pongezi hizo na sio vinginevyo. Kama unavyopenda kusifiwa au kusikia habari njema zikiongelewa kuhusu wewe au kuhusu yale aliyoyafanya basi na wewe jifunze kuwapongeza wale waliosimama nawewe katika kuleta mafanikio hayo, hata kama ni wa watu wa chini yako kinyadhifa, kiumri au hata kielimu. Kushindwa kufanya hivi inaua moyo wa kujituma na kujibidisha haswa pale ambapo aliyefanya kitu anapoona hakuna kinachotambuliwa na kupongezwa toka kwake.
2. Jifunze kuwajengea uwezo wale unaowaongoza
Ziko nyakati ambazo utafatwa na unaowaongoza wakikutaka kuwasaidia kufanya au kutatua jambo fulani. Jifunze kuwasaidia kuona uwezo wa wao kulishuhudulikia jambo hilo wenyewe, kabla yaw ewe kuelekeza tatizo au jambo hilo kwa mtu mwingine kuwasaidia. Kwa namna hii utakuwa unapunguza moyo au fikra za utegemezi na kukuza fikra za kujitegemea.
3. Katika kuongoza wengine, unahitaji vitendea kazi vifuatavyo
(a) Gawa majukumu kwa uwiano sawa pasipo upendeleo.
(b) Pongeza na kuwatia moyo wanaostahili.
(c) Kuza uwajibikaji wa unaowaongoza kwa kuwaonyesha uwajibikaji wako kwanza.
(d) Kabiliana na changamoto na siyo kuzikimbia au kijitetea.
(e) Uwe tayari kuwawakilisha unaowaongoza katika ngazi na sehemu yoyote ile.
Tunaposema kugawa majukumu hatumaanishi wewe kujitoa kabisa katika utendaji, bali kuhakikisha kila mhusika anapata na anashiriki katika kulifikia lengo, wewe ukiwa mtendaji mwangalizi.
Katika hali yoyote ya uongozi au usimamizi, kutofautiana kwa mawazo au mitazamo ni kitu cha kawaida kabisa, katika hali kama hizi wewe kama kiongozi sio wa kuonekana kuchukua upande huu au ule, bali kusimama kama mpatanishi, msuluhishi ukitumia kila uwezalo kuwarudisha wote au pande zote katika lengo au kusudi, na amani na uelewano kurudia hali yake mapema iwezekanavyo.
Jifunze kuwasikiliza wote wenye malalamiko, au pande zote mbili za malalamiko kwa uwiano sawa, hata kama kuna upande ambao wewe hauna imani nao.
Iwapo kuna ulazima wa kutoa adhabu jifunze kufahamu nyakati za kutoa adhabu mbele ya wengine na nyakati za kutoa adhabu kimya kimya pasipo wengine kujua. Tumia muda wa kutosha kuchunguza chanzo cha tatizo ili kuzuia chanzo kimoja kusumbua mara kwa mara.
Katika uongozi ziko nyakati ambazo unaowaongoza watakufuata wakitaka wazungumze na wewe matatizo yao, kama kiongozi mzuri lazima uwe tayari kwa hili wakati wowote. Na ikiwa hili halitokei katika uongozi wako basi yanawezekana unaowaongoza hawakutazami kama kiongozi kwao, au hawana imani na wewe, inabidi ujiulize marambili. Ni kweli huwezi kuwa suluhisho la matatizo yote, lakini jaribu kutafuta mtu au watu (ofisi, taasisi) watakaoweza kusaidia pale unaposhindwa.
Kwa sabbu kiongozi mara nyingine hutazamwa kama mshauri, jifunze kuwa tayari kusikiliza pande yeyote na kuishauri, hata kama anayekufuata ni kati ya wale usiowapenda au usio na huruma nao. Mara nyingine waweza kujikuta huwezi kutatua tatizo la mtu fulani, jaribu kumsaidia mtu huyo kuzitazama njia zote za yeye kujisaidia mwenyewe kwa kumshauri kwa upole na upendo. Mfano, waweza kumshauri kwenda kumuona mtu fulani atakayemsaidia zaidi na siyo wewe kwenda kumwona mtu huyo kwa niaba yake.
Nafasi ya kiongozi kama mshauri (counselor) sio rahisi kabisa, kuwa mshauri ni sehemu nyeti zaidi ndani ya kiongozi; Lazima uhakikishe unafahamu vitu vifuatavyo.
(a)Usiri mkubwa unahitajika katika kutunza yale mnayozungumza na
mwingine au wengine.
(b)Sikiliza vyema kila unachoambiwa na uonyeshe kuwa umekielewa bila shida.
(c)Toa ushauri kwa kila uwezavyo hata kama sio ushauri aliokuwa akiutazamia, jionyeshe kuwa tayari kusaidia ili kuponya.
(d)Iwapo utajiona hauwezi kusaidia au kuna vitu hauvijui sana, uwe tayari kulieleza hili, usijitutumue na kujilazimisha kusaidia vile usivyoviweza. Jaribu kumwelekeza kwa mtu atakayeweza kumsadidia zaidi. (referral)
4. Jifunze kugawa majukumu (Delegation)
Maana halisi ya ugawaji wa majukumu ni kule kumtafuta mtu sahihi awezae kufanya sehemu ya kazi yako kwa usahili. Mara unapohakikisha uliyempata ni sahihi, kinachofuata ni kumwacha aendelee na kazi pasipo mwingiliano usio lazima.
Viongozi wengi huona shida sana kugawa majukumu na mara wajaribupo kufanya hivi, basi huwa saa zote migongoni mwa aliyeachiwa kazi kuhakikisha inafanywaje, huku ni kukosa imani kwa watendaji wako. Hili laweza hata kuonekana katika ngazi ya familia. Wako wengine ambao huamini kuwa hakuna awezaye kufanya chochote kama wao, haya ni mawazo potofu, yamkini wapo wawezao kufanya vizuri hata zaidi ya kwako. Swali ni je? Uko tayari kukubali na kuona mtu akifanya kwa kiwango cha juu zaidi yako? Na yamkini kuona akipongezwa zaidi yako? Viongozi wengi hili linawashinda.
Wako wazazi wengi wenye mawazo kuwa hakuna awezae kuwatunza na kuwalea watoto wao kama wao wafanyavyo, lakini mara mmoja wa wazazi hawa au wote wanapofariki, baadhi ya watoto huendelea vema tu na hata wengine huendelea katika mazingira bora zaidi ya awali.
Wako waliowahi kufikiri kuwa akiondoka meneja fulani kampuni au ofisi zitafungwa kwa jinsi mtu huyo alivyokuwa wamuhimu sana hapo, lakini mara meneja au kiongozi huyu alipoondoka kila kitu kimeendelea vema na mara nyingine vema zaidi vema zaidi ya awali.
Ni kweli kabisa kuwa kila mtu huwa na hofu fulani wakati wa kugawa majukumu fulani, hususani yale yaliyo muhimu sana, ila ukweli unabaki pale pale kuwa lazima uishinde hofu hii maana kamwe huwezi kufanya yote mwenyewe.
Wakati unagawa majukumu, hakikisha unatoa maelezo ya kutosha na yanayoeleweka, toa muda wa kutosha pia katika utendaji wa jukumu hilo, fahamu kuwa ni ngumu kwa mwingine kufanya kazi au jukumu lako kwa muda mfupi kama wewe na pasipo maelekezo sahihi.
Badala ya kila dakika kuwa mgongoni mwa huyo uliyempa majukumu yako mruhusu akupe ripoti ya maendeleo ya kila kinachofanyika, hii itampa moyo wa kuendela na sio kumkatisha tama na pia humpunguzia uwezekano wa kufanya makosa.
Mtu mwenye nafasi ya kiongozi asikimbie ukweli kuwa kugawa majukumu kwa mtu ambaye hajawahi kuyafanya ni sawa na kutoa mafunzo(training). Hapa kiongozi husimama katika nafasi ya mkufunzi (trainer) na haitakiwi kulikwepa jukumu hili. Kwa sababu popote mambo yatakapoharibika wakulaumiwa ni wewe.
Lazima kiongozi au msimamizi kukumbuka kuwa mara nyingine majukumu mengine yawezekana kuonekana rahisi kwako maadam umeyazoea kwa muda mrefu lakini majukumu hayo yakaonekana kuwa magumu na mapya kwa mwingine. Iwapo moyo wako utaridhika na kuridhia kuwa majukumu uliyoyagawa kwa mwingine yatafanyika vema, akili yako itapata muda wa kuyapa kipaumbele mambo mengine yaliyoko upande wako. Na huu ndio uongozi bora.
5. Jifunze kutoa Mafunzo
Wakati wowote ni vizuri mtu au watu kuandaliwa vema kwa utendaji, usidhanie tu kuwa wote wanajua nini chakufanya, lazima kufahamu nani wanatakiwa kufanya kipi na nini wakijue ili kuwawezesha kufanya kile wanachotakiwa.
Ruhusu muda wa kutosha kujifunza jambo fulani, mfano muda wa maelezo, muda wa maonesho, muda wa mazoezi, muda wa majaribio, muda wa kutahiniwa n.k. katika muda huo kumbuka kutoa wakati wa mapumziko mafupi.
Kama kazi au jukumu ni kubwa, ligawanye katika vipande, na uelezee kila kimoja kwa ufasaha na umuhimu wake. Ruhusu unaowafundisha au unayemfunza kuwa mshiriki zaidi ya kuwa msikilizaji tu, msaidie kuweza kuweka mawazo yake yote katika mafunzo hayo. Vitu vilivyo nje ya mafunzo mfano kelele, kuitwaitwa na viongozi au wasimamizi wengine, majukumu ya ziada n.k ni lazima viepukwe.
Kubali ukweli kwamba tumeumbwa tofauti, sio wote huelewa mapema na haraka Wengine ni waelewa wa taratibu (slow learners) hili lisikukwaze maana linaweza kutokea hata kwa watoto wa familia moja, wengine kuwa waelewa wa haraka na wengine wa taratibu sana. Kumlazimisha mtu aelewe haraka ni kumharibu na kumpoteza kabisa. Tarajia makosa ya hapa na pale, makosa katika kujifunza sio dhambi, labda yawe ya kuzidi na makubwa sana, kiongozi bora hashangazwi na makosa ya yule anayejifunza, ila humwonyesha namna ya kuyasahihisha na kuboresha zaidi. Ili kuepusha matatizo na ugumu katika kuwapa mafunzo wengine basi tumia mwongozo ufuatao.
Mwongozo wa Utoaji mafunzo (Training guide)
- Pata muda wa kuamua nani anayehitaji mafunzo yapi?
- Jiandae vema, wahusishe vema unaowafundisha fanya mafunzo yawe yakufurahisha, tumia visaidizi mfano, picha za mnato na zinazotembea (still and moving pictures) n.k.
- Eleza umuhimu wa kile kinachofundishwa kwa ujumla.
- Liweke somo au mafunzo katika vipengele vidogo vidogo vilivyo rahisi kueleweka.
- Kama unataka kuwafanya unaowafundisha wawe wenye hamasa, basi anza kuwa mwenye hamasa wewe kwanza. Furahia mafundisho yako kwanza.
- Muda wa kinachofundishwa, uendane na maudhui yaliyopo ili kuweka usikivu na furaha katika kichachofundishwa.
- Ruhusu muda mzuri katika kuulizwa maswali na kupata taarifa ya kilichofundiswa.
- Usianze sehemu ya pili ya somo au mafunzo kabla wanaojifunza hawajaelewa vema sehemu ya kwanza.
- Yatumie makosa kama changamoto, usiyachukie na kuyapinga.
Kama kiongozi jifunze kutoa motisha
Hili ni kati ya majukumu muhimu ya kiongozi katika eneo na ngazi yoyote. Pasipo motisha mambo au utendaji hautaweza kuwa sawa. Usifikiri waliobuni mambo ya kupandishwa vyeo, kupelekewa kusoma, kubadilishiwa ofisi, kupewa huduma za afya, kupewa usafiri, kupewa nyumba au kupunguziwa majukumu ili kuweza kupumzika walikuwa hawana akili walijua mambo haya yanaweza kumtia moyo na kumhamasisha mfanyakazi ili kutumika kwa ufanisi zaidi.
Daima kitu chema huzaa chema na kibaya huendeleza ubaya, motisha huleta utendaji na uzalishaji bora, na kutokuwa na motisha hupunguza uzalishaji au utendaji wa kazi na kudumaza mazingira ya kazi kwa ujumla.
Kumbuka kila anayeonyesha jitihada na ufanisi ulio mzuri ana haki na anastahili motisha, kuanzia mtoto aliyeandaa meza ya chakula vizuri hadi mhandisi (engineer) aliyejenga jengo zuri, wote hawa wanastahili motisha, na kutambuliwa mchango wao.
Kama ambavyo baba atapongezwa na kusifiwa kwa kuhakikisha chakula kipo nyumbani kilasiku ndivyo mfanyakazi wa ndani (house girl au house boy) anavyostahili motisha kwa kuhakikisha nyumba ni safi kila siku. Mchango wa yeyote yule haupaswi kudharauliwa. Kwa kawaida jitihada za yeyote zisipo heshimika au kutambulika, hamasa ya utendaji na ufanisi hushuka na hatimaye kufa kabisa, taratibu hali hii humfanya mhusika kuwa mtukutu, mjeuri, mbishi, mharibifu, mgomvi n.k.
Usifikiri tu kuwa kila mtu atagundua mwenyewe kuwa mchango wake haudharauliwi, hapana! kila mmoja ana hitaji kusikia toka kinywa cha aliye juu yake kiungozi akitamka pongezi au motisha kwa fulani.Kama vile kulivyo na muda maalum wa kugawa kazi au majukumu kwa wafanyakazi, vile vile kuwepo na muda wa kutambua ufanisi na jitihada zao. Wafanyakazi au watoto katika familia wanapofahamu kuwa huwa wanapewa motisha na kutambuliwa hujenga ujasiri na kujiamini katika kila wanalolifanya hali hii itakuwezesha wewe kama kiongozi kufahamu kwa urahisi kuwa nani ni bora au sahihi zaidi katika eneo fulani la kazi.
Ni vema kama kiongozi kujua kwamba kila mtu hufuatilia na kukijali na kukipenda anachokifanya ikiwa anakifanya vizuri. Matatizo yanapotokea katika utendaji zinahitajika jitihada za haraka kusaidia kutafuta ufumbuzi. Lawama na migongano huharibu motisha na hali hii husambaza sumu mbaya kwa kundi zima.
Zifahamu vema staili za uongozi ili uwe kiongozi au msimamizi bora
Hakuna staili moja ya uongozi iliyo sahihi zaidi ya nyingine, bali hutegemea na kazi au jukumu lililoko mbele yako na aina ya watu unaowaongoza, mfano; Uongozi wa kikundi cha kina mama, ni tofauti na uongozi wa chama cha vijana.
Kila staili utakayoichagua kuitumia kwa wakati fulani, fahamu lazima itakuwa na mazuri na mapungufu yake.
Aina za uongozi ni kama zifuatazo.
1. Staili ya Ukamanda (commender)
Kiongozi mwenye mfumo huu hutoa amri na kutarajia kutekelezwa haraka. Mara chache huruhusu nafasi ya swali au maelezo ya ziada. Na hata akitoa nafasi hiyo anaweza asisikilize kwa makini kile kinachosemwa.
Faida za mfumo huu
Kazi au majukumu hufanyika haraka zaidi, utekelezaji na utendaji unaweza kuwa wa ufanisi kwa kipindi fulani na sio vipindi vyote. Baadhi ya wanaoongozwa hupenda mfumo huu hususani wale wenye hofu ya kukosa upendeleo fulani.
Hasara zake
Mawasiliano baina ya kiongozi na waongozwa hayathaminiwi kabisa. Wanaoongozwa kuchanganyikiwa na hunyimwa nafasi ya kusikilizwa. Kiongozi mwenyewe hujihisi hapendwi, anatengwa na anasemwa, hali hii yaweza kuongeza fitina na chuki toka kwake.
2. Kiongozi Mchocheaji (Instigator)
Kiongozi wa jinsi hii ni mzuri sana katika kupanga na kuhakikisha mambo yana kwenda. Hupenda kuwaambia wengine kuhusu malengo na madhumuni ya kazi husika na kuwaachia wafanye kazi hiyo kwa mbinu na njia wawezazo.
Mara nyingi hujihusisha kidogo sana katika kazi, zaidi hupenda anaowaongoza wachukue nafasi kubwa katika utendaji kazi. Stahili nii huwaruhusu wanaoongozwa kuibua na kuendeleza vipaji vyao kwa sababu wanapata muda wa kufanya uchaguzi, mfano; kuchagua ni nani wakufanya nae kazi fulani na hivyo moyo wao katika kupenda kazi huwa mkubwa. Tatizo la aina hii ni kwamba kazi moja yaweza kuchukua muda mrefu. Kwa sababu ya kukosa maelekezo au mtu wakuwaelekeza sawia, kuna hatari ya kutoka nje ya lengo.
3. Kiongozi mpatanishi/Msuluhishi (Negotiator)
Kiongozi huyu hupenda kuwahusisha wengine katika hatua zote za kazi. Mara nyingi hupenda kupokea taarifa au maswali au mapendekezo toka kwa wanaoongozwa. Hupenda pia wengine wachangie mawazo yao ambayo atayachambua na kutoa maamuzi kutokana na faida za mawazo hayo na huweza kuyatendea kazi pale anapoona inafaa. Pale mawazo ya mtu yanapokuwa ya kujenga kiongozi au msimamizi huweza kumpongeza aliyetoa mawazo hayo bila kuona shida.
Hata kama wazo au mawazo yametoka kwa wengine, bado kiongozi huyu atasimama kama msimamizi mkuu wa jukumu zima.
Kwa kuwa watendaji wanahusishwa katika kila hatua, ni wazi kwamba watajisikia kuhamasika na kuwa na ari ya kazi. Mawasiliano yaliyo bora baina ya kiongozi na waongozwa hupewa kipaumbele. Washiriki au wanaoongozwa huweza kutumia jitihada na juhudi zao katika utendaji mzima.
Mapungufu ya mfumo huu
- Kuongezeka na kuruhusiwa kwa mawazo mapya kwaweza kuongeza muda wa utekelezaji wa jukumu fulani na hivyo kazi kuchelewa.
- Mijadala mirefu huweza kuwafanya wengine kutoka nje ya lengo.
- Kwa sababu kila mmoja anaweza kuuliza swali na kutoa wazo, majibu mengi yatolewayo na kiongozi yaweza kuleta kuchanganyikiwa kwa baadhi ya wanaoongozwa.
Ingawa kiongozi kamanda, mchocheaji na msuluhishi wote wana mazuri yao na mapungufu yao, Imeonekana kuwa kiongozi anayeweza kutengeza kundi bora lenye kudumu na kuongozeka vema ni kiongozi mpatanishi/msuluhishi.
Magumu ambayo kiongozi aweza kukumbana nayo katika uongozi wake
Haijalishi kiongozi ni mzuri wa namna gani, lazima atakumbana na watu anaowaongoza wenye tabia ngumu ambao mara nyingi wataifanya kazi yake kuwa ngumu kila siku. Watu hawa hawaepukiki, mara nyingine ni vigumu kuwakwepa au kuwaondoa kwenye kundi, na kila unapojaribu kuwa pigavita yamkini ndivyo vita dhidi yako vinapozidi kuwa vikubwa. Kinachotakiwa hapa ni wewe kuwafahamu na kujua jinsi ya kuchukuliana nao.
Makundi ya Tabia hizi ngumu ni kama yafuatayo:
1. Wale wanaoona kila kitu ni kibaya
Watu hawa mara nyingine huwa wakali au wagomvi, watu hawa pia hupenda makuu na kutaka kila kitu kifanywe na wao. Ni vema kuwa na uvumilivu mkubwa kwao, cha kwanza kikubwa ni kushuhulikia tabia yao yakujihisi au kujiona wako sawa kwa vila vijitabia wanavyovionyesha.
Sababu za tabia hii.
Labda wanajiona wanaudhaifu na wanajihisi kuwa watu duni na waliotoka kwenye mazingira duni ya maisha au elimu.
Labda wanafikiri hawakupewa kazi au majukumu waliyoyastahili sawa na wengine na hivyo kuonewa au kupunjwa.
Labda wanajiona ni wakuja tu, kwa sababu ya kabila lao, mila zao, ukoo wao, dini yao, tabia na haiba zao, au lugha yao, haijalishi kama hamna aliyewatazama kama wakuja, ila wao watajihisi hivyo. Sasa hii inakuonyesha kuwa tatizo liko ndani yao zaidi na siyo nje yao
Nini chakufanya
Jitahidi kukaa nao na kuwaeleza nini ungetaka wakifanye, waeleze kwa ufasaha umuhimu wa mchango wao katika malengo mazima ya ofisi, huduma familia n.k.
Waeleze kiwango cha ubora unachotamani wakifikie, onyesha unavyowaamini katika utendaji. Waruhusu kukupa taarifa katika chochote kitakachojiri katika utendaji na wafahamu kuwa mawazo yao ni ya muhimu pia.
Wawezeshe wote kupenda kazi ya pamoja na kushirikiana ili wajihisi kuwa sehemu ya kazi nzima.
Waonyeshe kwa dhati kukubali kazi yao na mchango wao. Watie moyo kujaribu na kujitahidi kwa hatua za juu zaidi, na waahidi kuwasaidia katika mchakato huo wote. Kwa kufanya hivi utabadili tabia za watu wenye shida na kuwafanya kuwa wafanyakazi wazuri sana.
2. Wale wasiopenda Mabadiliko
Kuna baadhi ya watu wenye asili ya kuwa wagumu katika mabadiliko ya aina yeyote, hata kama mabadiliko haya yatawanufaisha wao kamwe hawatoyaunga mkono. Watu wa jinsi hii huchelewesha maendeleo ya kundi zima.
Sababu za tabia hii.
Yamkini mazingira ya maisha yao na mfumo wa makuzi yao vimewafanya kuogopa na kuhofia chochote wakati wowote.
Yamkini wanaushahidi kwa kile wanachokipinga kwa kuwa wameshaona madhara yake.
Yamkini ni watu wenye uelewa wa taratibu sana (slow thinkers) ambao huchukua muda mrefu kulielewa wazo fulani ambalo kwa kutokulijua wanalihofia kuwa ni jipya au la tofauti.
Nini cha kufanya
Andaa mazingira mapema, andika mabadiliko yanayotarajiwa, eleza faida na hasara zake na wapatie mapema iwezekanavyo.
Jaribu kufikiria juu ya mapingamizi yeyote wanayoweza kuyatoa, na ujarijibu kuyapitia kabla hawajayauliza.
Wakusanye watu wote pamoja na mpitie yale uliyoyaandika. Uliza kama kuna ambaye hajaelewa au mwenyekuhitaji maelezo ya ziada. Pia uwape muda wa kuwasikiliza.
Usiwashangae pale watakapozionyesha hofu zao na tashwishwi zao katika mabadiliko hayo. Jitahidi kutuliza akili zao kwa kuwahakikishia usalama.
Kama wana pingamizi basi liwe katika mtiririko mzuri na siyo kupinga tu bila hoja maalumu ya msingi.
Jaribu sana kuwaelewesha kwa hoja ili upate kuungwa mkono nao kumbuka kuwa hata baada ya mabadiliko watu hawa watachukua muda kuyakubali na kuyazoea mabadiliko hayo kwa hiyo itakulazimu uendelee kuwa karibu nao hata baada ya mabadiliko kutokea.
3. Wale wasiotaka au wanaojivuta katika kufanya mambo
Hawa hukalia vitu kwa muda mrefu bila kufanya kitu kinachoonekana, na hivyo kuwafanya wengine wasijibidishe katika kutimiza majukumu yao.
Sababu za tabia hii.
Maranyingi wanahofu ya kufanya makosa, labda kwa sababu ya historia ya maisha yao hawana imani katika kila wanachokijua au walichokisomea. Wanajihisi wasiojiweza katika kuchukua maamuzi fulani.
Nini cha kufanya?
Fahamu kuwa hawafanyi hivyo kukulenga wewe, ndivyo walivyo, labda tu ujaribu kuhakikisha kama wameelewa nini wanatakiwa kukifanya.
Waandalie mafunzo husika pale inapowezekana. Jaribu kuchunguza katika utendaji ili uone ugumu uliko. Watie moyo kuwa wao ni sehemu ya muhimu katika kundi zima na kuwa kila mmoja anamtegemea mwenzake.
Hakikisha unawapongeza mara wanapoonyesha mafanikio fulani hata kama yanaonekana kuwa madogo
4. Wale wanaopenda kupoteza muda
Kawaida katika kazi yoyote kuna watu wanaopenda kupoteza muda kwa makusudi mazima pasipo kujali kumalizika au kutokumalizika kwa kazi.
Lakini pia wako wengine ambao hawakusudii kupoteza muda lakini ni rahisi kutekwa na shuhuli nyingine zisizo rasmi au zisizo za msingi na kuacha lile jukumu lililo tarajiwa.
Sababu za tabia hii
Inawezekana hamna aliyewahi kuwaeleza kuhusu masharti ya utendaji katika sehemu husika au inawezekana waliwahi kuelezwa lakini aliyewaeleza alifikiri au alidhani kuwa wameelewa wanachotakiwa kukifanya bila kuwaruhusu wao waeleze kama wameelewa au la! kwa hiyo kunakuwa na kutoelewana baina ya pande hizi mbili.
Inawezekana pia kuwa hawafahamu kuwa katika ulimwengu wakazi, muda ni fedha “time is money”, au hawaoni tofauti yoyote, maana wanapokea mishahara yao sawa na yeyote kila mwisho wa mwezi au mwisho wa wiki, wanashindwa kupigia hesabu hasara ya ule muda wanaoupoteza.
Pia yamkini wanajifariji kwamba, kila mtu huwa anapoteza muda na wala wao sio wa kwanza kwenye kupoteza muda, kwa hiyo watu hawa watajipa lisaa lizima kwenda kwenye chai ya saa nne, na lisaa lingine kwenda kwenye chakula cha mchana. Masaa haya mawili yakihesabiwa kwa wiki na kwa mwezi ni hasara kubwa sana.
Nini kifanyike
Jitahidia sana wafahamu mioyoni mwao kuwa muda wanaopoteza ni hasara kifedha. Kama sio mazingira ya biashara, basi wawezeshe kujua kuwa muda wanaoupoteza unawazuia wao na wengine kuendelea na kitu kipya.
Wafahamu kuwa kwa kuwazuia wengine kufanya mambo yanayowapasa wanakuwa hawatendi haki kwa wengine na kwa kampuni au ofisi au familia na huo ni uharibifu mkubwa.
Wawezeshe kujua hasara na matokeo ya muda wanaoupoteza, mfano, wanajinyima fursa ya kufanya yale mengo yaliyopangwa kufanyika na hii yaweza kuwapunguzia alama za kufikiriwa katika kupandishwa cheo au kuongezewa mshahara. Kwa hiyo wajue, hawaikomoi kampuni au ofisi tu bali wanajikomoa wenyewe zaidi.
5. Wale wanaopenda kutokuwepo katika eneo la kazi mara kwa mara (watoro)
Kokote kama vile mashuleni, maofisini, katika biashara, katika vikao n.k kuna watu ambao wakati wote huonekana kwa sura tu na mara kupotea, mara nyingi wanapotafutwa katika baadhi ya shuhuli huwa hawaonekani ingawa inasemekana walionekana muda mfupi uliopita, na wenzake wanasema alikuwepo hapa hapa au huyu yuko maeneo haya haya na uhakika ni kwamba hakuna ajuae mtu huyu alikokwenda na wala atarudi saa ngapi.
Sababu za tabia hii
Wako watu ambao wameathirika na misongo ya mawazo na mashinikizo ya mambo katika maeneo tofauti ya maisha yao kiasi ambacho wanajihisi wasiofaa na wasioona umuhimu wa wao kuwepo katika chochote.
Kuna wale wenye hofu na hisia za woga katika kufanya mambo ambao hutoroka na kujikimbiza kimbiza ili kukwepa majukumu wakidhani watakuta hali ngumu au kazi ngumu zimeisha mara watakaporudi.
Nini Kifanyike?
Kiongozi au msimamizi ni vema ajaribu kufahamu chanzo cha kutokuwepo au kutoonekana huko, kama ikigungulika kuwa sio sababu za kiafya; chunguza kama kuna mfanano wa chochote kamavile; je ni siku moja tu ya wiki? Au ni kila siku? je anakuwa hayuko yeye mwenywe au pamoja na mtu fulani?
Kama utoro unaendelea jaribu kuwapigia simu watu wa nyumbani kwake. Kama unampata mtu nyumbani kwake muulize maswali machache ya kuwajulia hali tu, na kama kila wakati hakuna mtu, hapo utaanza kujenga hofu.
Chochea kazi kwa moyo wa makundi ili kila mmoja aone ana sehemu ya kufanya katika lengo zima. Hii itamfanya yule mtoro kusita kuwaangusha wengine.
6. Wale wenye chuki na fitina kwa viongozi
Hata kama unaongoza kwa staili nzuri kiasi gani na unakubalika na wengi kiasi gani, bado kuna watu ambao kuwachukia na kuwafitini viongozi wao. Kwao kila kiongozi ni adui wakati wowote. Kabla hujaanza kuwaandikia barua za onyo na kuanza kujitenga nao jiulize kwanza kama hiyo ni tabia yao kwako tu au kwa yeyote aliyewahi kuwa kiongozi wao?
Sababu za tabia hii.
Yamkini watu wa jinsi hii wamekulia katika mazingira ya chuki zinazohusiana na mambo ya jinsia, kabila, umri nk. Mfano mtu wa kutoka kabila dogo katika ofisi fulani anaweza kujihisi kuwa alidhulumiwa na kuvukwa katika zoezi la kupandishwa cheo. Wengine hawako tayari mtu wa jinsia fulani awe kiongozi wake. Wako wanawake pia ambao wakati wote huwapiga vita viongozi wa kike wakihisi kwamba hawakuzistahili nafasi hizo bali wanaume tu.
Mara nyingine wazee au watu wenye uzoefu wa muda mrefu kazini hawako tayari kuelekezwa na kiongozi mgeni na labda asiye na muda wala uzoefu katika ofisi au taaluma hiyo. Kama umepandishwa cheo mkiwa wote katika ofisi moja na kundi moja lakazi, mwenzako au wenzako wanaweza kuhisi kuwa yamkini wao walipaswa kukuongoza wewe na kwamba walikuwa na jitihada zaidi yako wewe kwahiyo umependelewa.
Nini kifanyike?
Mfate mtu huyo mkiwa peke yenu, muulize aeleze anavyojisikia kuhusu wewe, na kama anafanya chuki hizo kwako tu, aseme ni kwanini? Kama hakuweza kueleza sababu za kweli atahofu kuwa amejulikana na hatoendeleza kuonyesha ujeuri wake. Kama kuna chuki, fahamu chanzo ni kipi hasa; je ni jinsia yako? ni umri wako? ni elimu yako? n.k.
7. Wale wanaofanya makosa mara kwa mara
Najua wote tunakosea na kukosea ni ubinadamu, lakini kuna watu ambao kukosea kwao kumekuwa ni desturi na maisha ya kawaida sio kwamba ni wageni katika kazi fulani, hata wao sasa hawajishangai tena wanapokosea.
Sababu za tabia hii.
Yamkini hawakupata mafunzo ya kutosha au aliyewafundisha hakuwapa nafasi ya kuonyesha walichoelewa kwahiyo walianza kazi kwa kile wasichokijua.
Labda pia asili ya kazi wanayofanya haihamasishi na hivyo wanakosa hamasa miyoni. Labda majukumu ni mengi na wanakiu ya kumridhisha yule aliyewapa majukumu hayo kwa kuharakisha.
Labda pia kuna wengi wanaompa maagizo kwa wakati mmoja, na hawajui agizo la nani waanze nalo na lipi lifwate na wakati huo huo hawawezi kulalamika.
Yamkini hawawezi kuweka mawazo yao katika kazi wanayoifanya kwa sababu ya mazingira yanayo wazunguka.
Nini Kifanyike?
Fahamu kwanza ni watu wachache sana wanaofanya kazi mbovu kwa maamuzi ya makusudi na ni rahisi kuwajua wale wenye tabia hii kwa kuangalia mtazamo wao.Pata muda wa kufuatilia kwa kuwachunguza mazingira yao ya kukosea, toa mafunzo upya au kwa kurudia iwapo yanahitajika. Kama kweli amezidiwa na majukumu ajue kuwa wewe unalielewa hilo na kwamba unatafuta jinsi ya kumtafutia msaidizi. Muonyeshe athari za makosa yake katika kudumaza maendeleo ya kampuni, ofisi au hata familia.
8. Wale wasiopenda kuweka mazingira yao ya kazi safi
Najua sio lazima kila kitu katika maeneno yetu ya kazi kiwe kisafi kwa asilima 100 wakati wote, ila kuna baadhi ya watu ambao kamwe hawapendi kuona sehemu zao za kufanyia kazi zikiwa safi. Hii ni kuanzia kwa wafanyakazi wa majumbani (house helpers), maofisini hadi viwandani. Uchafu uliokithiri huathiri ladha ya utendaji kazi. Uchafu huu ninaouzungumzia ni pamoja na mpangilio mbaya wa vitu au vitendea kazi katika eneo la kazi.
Kwa nini?
Yamkini watu wa aina hii hawajui umuhimu wa usafi kwa manufaa yao na ya kazi yao pia. Na pia hawajui umuhimu wa kuweka kila kitu katika mpangilio. Mara nyingine kukipata kitu katika ofisi ya mtu unatumia lisaa lizima kukitafuta kwajinsi vitu vilivyo lundikana pasipo mpangilio. Yamkini vitu vimepanguka na kukaa katika hali ambayo inashindikana, inaogopesha na kukatisha tamaa kufanya usafi au mpangilio fulani.
Pia yawezekana kuwa ari yao katika kazi wanayoifanya iko chini, labda hawaipendi kazi hiyo na kwa hiyo hawawezi kuyapenda mazingira ya hiyo kazi, labda wanalazimishwa kufanya kazi au wanahisi kuwa hawafai kuwako katika kazi hiyo
Nini Kifanyike
Ni vema watu kama hawa wasaidiwa kufahamu kuwa pamoja na mambo mengi na muda kuwa mchache, mazingira machafu na yasiyo na mpangilio huonyesha picha halisi ya mfanyakazi husika asivyo na mpangilio. Wafahamu kuwa ni ngumu kazi bora na yenye kuvutia kufanyika katika mazingira yasiyo na mpangilio.
Watie moyo katika kuhakikisha vitu vinakuwa katika mpangilio maalum na usafi, kwa kulifanya hili wawezeshe unaowasimamia kumaliza kazi mapema kabla ya dakika tano au kumi ya muda wao wa kufunga ofisi ili wazitumie dakika hizo katika kusafisha na kupangilia vitu katika hali nzuri na kuweka mazingira mazuri kwa kuanza kazi kesho yake. Wawezeshe kufahamu kuwa kuna leo na kesho, ikiwa mmoja ataumwa au kupata tatizo fulani mtu mwingine atalazimika kutumia ofisi hiyo, na ikiwa mahali hapo ni pachafu au pasipo na mpangilio mzuri basi itamuwia ngumu sana mtu yule atakayeitumia ofisi au eneo lile.
Tafuta chanzo cha uchafu au hali ya kutokuwa na mpangilio, je ni majukumu yamezidi sana? au wanataka tu kupoteza muda kwa kutumia muda mrefu kutafuta kitu kilicho jificha kutokana na vitu kutokupangiliwa.
Wewe kama kiongozi au msimamizi uwe mfano, wakati unalalamikia wafanyakazi wengine, wewe uwe mfano wa usafi na pangilio wa eneo lako la kazi.
MIGONGANO YA KIHAIBA (PERSONALITY CONFLICTS)
Mara nyingi kuna kuwako na migongano au misuguano baina ya wafanyakazi wanafunzi, au watu wanaoishi katika nyumba moja. Misuguano hii husababishwa na tofauti tulizonazo katika mitazano, mawazo au matakwa yetu.
Migongano ya haiba katika maeneno ya kazi huathiri sio tu wahusika katika migogoro hiyo bali kila mtu katika kazi au ofisi nzima. Migogoro hushusha ari ya kazi na kufanya majukumu kutekelezwa kwa uzito na ugumu mkubwa, na hatimaye uzalishaji kupungua au hata kufa kabisa.
Kwa nini?
Yamkini kuna wafanyakazi au watu wawili wasiopatana katika jambo au mambo fulani ya ndani ya ofisi au nje ya ofisi. Mara nyingine wafanyakazi huruhusu maisha yao ya kifamilia, kijamii, starehe, miradi binafsi kuingilia matakwa na majukumu ya kazi.
Yamkini mmoja hakubaliani na ukweli kwamba wewe ni kiongozi wake, na ulikuwa kiwango kimoja naye wakati fulani na sasa wewe ni bosi wake.
Yamkini mtu anapitia kipindi kigumu katika maisha binafsi, na inamuathiri kihisia na kumfanya kuwa wa ajabu kwa kila anayemzunguka mfano; hali ya kuwa na ukata, kufiwa, kuuguliwa n.k.
Nini Kifanyike
Waite wote au pande zote mbili zenye migongano na washawishi kuzungumza tofauti zao ukiwepo. Kama unahusika katika tofauti hizo usilazimishe mtu mwingine kubadilika, maana yaweza kuwa ngumu sana, ila jaribu kubadilika wewe kwanza. Katika kufanya hili usichukulie mambo kibinafsi na kukomaza chuki.
Kama umepandishwa cheo na kuwaacha chini wenzako uliokuwa nao awali, wafuate mmoja mmoja au kwa pamoja, waeleze kuwa utahitaji sana ushirikiano wao, uliza kama watakuruhusu utarajie mchango na ushirikiano wao katika uongozi wako. Wengi watakubali na kwa hiyo utaelewa ni nani atakayekuwa tatizo katika uongozi wako.
Kama kuna mwenye matatizo ya kihisia hususani yanayohusiana na maisha ya nje ya ofisi, jaribu kumshauri au kumwezesha kupata mshauri (Counselor).
Wakati wote tukumbuke!
Kuwa katika madaraka au usimamizi wa chochote sio kazi rahisi, lakini hamna tatizo lisiloweza kushuhulikiwa, tena kushuhulikiwa kiufasaha. Utakutana na changamoto nyingi, lakini kadri utakavyokuwa unazikabili, utazidi kujenga ujasiri ndani yako na uwezo wakushuhulikia tatizo lolote
